martes, 4 de junio de 2013

¿Que es la Gestión Documental?

Los sistemas de gestión documental son procesos administrativos que permiten analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que se crea, se prueban, se envía,  recibe , almacena y distribuye.

La gestión documental  es un proceso vital para la organización  porque permite mejorar el servicio a los clientes, le ahorra tiempo y dinero, optimiza flujos de trabajo interno y mantiene la satisfacción del cliente.
Algunas  de las ventajas de un sistema de gestión documental  es :  acceso a la información inmediata, los documentos se archivan en un solo lugar,se pueden hacer búsquedas por palabras  claves predefinidas o de texto completo de los documentos.

 A continuación los beneficios de un sistema de gestión documental en una organización  son: archivador central para todos los documentos, acceso a todos los documentos, acceso global por internet, almacenamiento automático o semiautomático, realiza búsquedas rápidas, resultados completos de busquedas en segundos,optimización y transparencia y eficacia de la empresa ,ahorro de espacio y protege los documentos de catastrofes originados por fenómenos naturales como incendios e inundaciones. Por tanto, todo programa de gestión documental y de información obliga a tomar medidas para el manejo y conservación de los documentos e informaciones que asegure su acceso y estado en el momento que se necesite.

Elaborado por: Flory Arias López. 

sábado, 1 de junio de 2013

Gestión Documental: Las 5 patas de un proyecto integral

En la actualidad con la gran cantidad de información que tiene cualquier Organización o Unidad de Información, es necesario encontrar técnicas que le ayuden a manipular correctamente la información que poseen, debido a la necesidad de espacio que esto genera. Por eso la gestion de la información le permite a cualquier Unidad de Información analizar y administrar la información que se crea, recibe, mantiene o utiliza en ella.



En cualquier organización se manipulan diferentes tipos de documentos que produce la necesidad de crear políticas sobre al almacenamiento, control, conservación, distribución, y facilidad de acceso y la seguridad de poder denegar el acceso a la información a personas no autorizadas. Para esto la digitalización de los documentos favorece en gran medida este control de la información. Luego escogemos bases de datos que nos permitan manejar con facilidad los registros digitalizados y así manipular de forma sencilla la información de nuestras Unidades de Información.



Por último, cuando no ocupemos alguna información debemos destruirla (hacer expurgo) para que no obstruya la correcta manipulación de la información con que se cuenta, ya sea porque ya no ocupemos la información o porque ya no sea de interes para la organización, pero hay que hacerlo con cuidado porque pueden ser documentos confidenciales entonces hay que eliminarlos de forma completa de las bases de datos o eliminar los documentos fisicos de forma permanente por medio de la destrucción de los mismos para conservar la seguridad de la información de nuestras organizaciones. 

Realizado por: Ligia María Montero Molina.

¿En qué consiste la Gestión Documental?


  Hoy día las  terminologías  gestión documental, gestión de la información y gestión del   conocimiento, han adquirido en el entorno organizacional un interés predominante a comparación de años anteriores ;  el volumen de información que  actualmente se puede encontrar en variedad de formatos  es tanta,  que se le ha  considerado  uno de los negocios más productivos. 
 
Para hablar de  gestión documental,  se debe  tener  claro el significado  del término gestión;  la expresión gestión permite pensar en una acción,  es  ejecutar un sin números de procesos    relacionados  con los  documentos, por lo tanto  la  gestión documental  se refiere  a los distintos  procedimientos,   técnicas  y prácticas que permiten el  análisis, diseminación, valoración  y la buena administración del flujo de documentación  que se encuentran  en toda organización; es la que permite que esa gran cantidad de  documentos que tienen las organizaciones de forma desordenada  se  gestione, divulgue  y  almacene  de manera  idónea.
 
  La gestión documental  se encuentra  intimamente relacionada con la gestión de la información, para que se dé una exitosa gestión de la información, es esencial  haber  establecido  una correcta   gestión documental, esta  por si sola  no es posible lograrlo,  para realizar estos procesos es necesario la intervención de  los gestores de la información, los cuales  son un eslabón muy significativo para que se obtengan excelentes resultados en los procesos,   también es muy importante que las empresas  cuenten  con sistemas  de gestión documental, estos sistemas les  proporcionarán   ventajas exitosas, como  ahorro de espacio,  tiempo y dinero,  mediante la implementación de sitemas de información  la empresa  puede tener la información almacenada en archivadores  electrónicos, consiguiendo optimizar los flujos de trabajo.
 
La ventaja de almacenar la información en  estos archivadores electrónicos, es que los  trámites  de gestión de servicios  no se verán afectados,   por  ejemplo,  si el el cliente requiere del  servicio solicitado y el responsable de ejecutarlo  no se encuentra  en la empresa,   otro empleado que este  autorizado de accesar la documentación  puede continuar de manera exitosa el trámite, logrando  la  satisfacción del  cliente   por la  eficacia y responsabilidad de la organización;  esta gestión  hace que la organización adquiera  una buena imagen   y  alcance  mayor credibilidad.  En sintesis la finalidad de la gestión documental es  hacer que toda organización adquiera excelentes  resultados en el almacenamiento  de los documentos,  haciendo uso  de los procedimientos que esta le concede.
 
Elaborado por: Xinia Mayela Zúñiga Canales.     

Gestión del Conocimiento





La Gestión Documental y la Gestión de la Información.

Gestionar el conocimiento es generar  un nuevo conocimiento para diseminarlo dentro de una organización a la pertenezca, para convertirlo en productos que generar servicios mediante un sistema de información.

Es importante recordar que la información es una parte fundamental del conocimiento por lo que, gestionar correctamente la información  será una vía necesaria si se desea llevar a cabo una gestión del conocimiento de calidad. Por lo que mediante las experiencias y una actitud y cambio actitudinal en la parte cultural de la organización beneficiara y se convertir en un nuevo tipo de capital intelectual de la información.

Para realizar la Gestión de Información es necesario conocer con exactitud los flujos de la información dentro de la organización y fuera de ella, el ciclo de vida de los documentos y el carácter de la información que se mueve en la organización para manejar una factible construcción para medir la información cualitativa y cuantitativamente.

En la medida en que las organizaciones potencien su Gestión de la Información y no  centren un exceso  confianza en la tecnología, sin haber tomado en cuenta ciertas políticas necesarias y adecuadas para que no se convierta el dominio de la información en unos pocos, sino que toda la organización debe estar al tanto. Así  la organización tendrá más aumento en la productividad, un acceso rápido a la información, menor costo en los productos y un efectivo acceso  a la información en tiempo real, pero antes de realizar estos cambios en las reglas establecidas por el paso del tiempo hay que primero conocerlas.

 Bach. Grethel Delgado

Presentación GESTIÓN DOCUMENTAL




La adecuada gestión documental, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional. La gestión documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o preservarlos  durante el tiempo necesario.
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La gestión documental exige un dominio de todo el proceso de gestión organizacional  principalmente de las tareas de la dirección estrategia  como la misión  visión  objetivos, y tareas  que generalmente se plasman en documentos  y se transfieren tanto en la organización como al medio ambiente, para la administración de esta dirección estratégica organizaciónal se necesita una adecuada  GD como la adecuada gestión información. La GD  mediante su evaluación tendrá calidad, permitirá su recuperación mas rápida  control en sus plazos de transferencia así como el momento oportuno para realizar el expurgo, El manejo de la información de todos estos pasos  controla el ciclo de la vida  del documento evitando riesgos 

La temática de este vídeo enfoca lo que se requiere de una buena gestión documental necesitamos Una gestión documental que permita un método de archivo lógico, de fácil y ágil manejo y recuperación de información. que permita compartir nuestro conocimiento interna y externamente,sin límites; crear, compartir y acceder a cualquier tipo de documento,En cuanto  a la gestión de información y el conocimiento son recursos estratégicos para el logro de los objetivos fundamentales de cualquier organización



Elaborado por: Emilette Abadía Lopez

Vínculos Gestión Documental y Gestión de Información




En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude ser interna, externa o pública. La gestión documental radica en procedimientos que permiten la gestión y el acceso relacionado a información generada en una organización, y a la vez existiendo una relación estrecha en el uso de tecnología, convirtiéndose en una herramienta ágil y eficaz. Las organizaciones necesitan un sistema computarizado para acceder y consultar frecuentemente la información archivada.


Día a día se habla mucho de gestión del conocimiento, presentándola como una tendencia de futuro imprescindible para encarar los retos de la sociedad de la información. Y en efecto la información es necesaria y se vuelve efectiva cada vez que haya o exista una buena forma de almacenar y recuperar los documentos. Con la ayuda de la tecnología los documentos se conservan debidamente  ordenados y clasificados. Este mantenimiento proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos de la organización. Estos archivos serán eficaces cuando se encuentre rápidamente lo que se busca.


Puede existir un perfecto modelo de gestión de la información, pero si los individuos no lo utilizan es imposible que se cree conocimiento, para gestionar el conocimiento hay que tener en cuenta que este no se produce sólo, sino que deben intervenir procesos y personas. Siendo esto la importancia de los documentos y de la información, lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Ponjuán, Dante, G. (2004). Gestión Documental y Gestión de Información. Cap. VI. En Gestión de Información: Dimensiones e Implementación para el Éxito Organizacional (pp. 127-145). Nuevo Paradigma. Rosario-Argentina.

Elaborado por: Bach. Carmen Elena Alvarado Peña.
Estudiante de Bibliotecología

Un programa de gestión documental  resalta la importancia de los documentos y archivos dentro de la empresa, desde su reproducción hasta su caducidad, sean  jurídicos o documentos internos y apoya a las decisiones administrativas debido a que los documentos sean recientes o antiguos se utilizan para comparar y tener mejoras dentro de la empresa, también funcionan de control y garantía de los procesos, estos se salvaguardan para ser utilizados  como  referencia.

            Documentos que se generan en una organización como certificados, memorandos, actas, cartas, pero que  ocupan mucho espacio sin embargo,  si se  digitalizan y utiliza un programa de gestión será una gran opción de modernismo y desarrollo para la empresa, y si no es así pueden conservarse de igual manera para el momento en que se necesite de la información que compilen,  algunos se  archivan en soporte  papel y otros ya son de carácter digital vía correo electrónico, los que se escanean y se  almacenan, también los electrónicos que se consultan en soporte magnético, óptico etc.

            En la recepción de documentos, se mantiene un control para la debida revisión y admisión de documentos, ya sea por mensajería o correo tradicional, fax o correo electrónico.

            Según este video la pata tres nos aconseja que para solucionar problemas de información, es posible conseguirlo utilizando un buen programa de gestión documental, estos contienen un único archivo donde se encuentra la información de todos los documentos, por seguridad y por control, se puede hacer copias de seguridad, y asegurar también su confidencialidad; además ofrecen un sistema de búsquedas rápidas de archivos, si  tiene estas características puede acreditarse como  “Programa de Gestión Documental”.

Por: Bach. Rosa E. Arce, Bibliotecóloga