Vínculos Gestión Documental y Gestión de Información

En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude ser interna, externa o pública. La gestión documental radica en procedimientos que permiten la gestión y el acceso relacionado a información generada en una organización, y a la vez existiendo una relación estrecha en el uso de tecnología, convirtiéndose en una herramienta ágil y eficaz. Las organizaciones necesitan un sistema computarizado para acceder y consultar frecuentemente la información archivada.

Día a día se habla mucho de gestión del conocimiento, presentándola como una tendencia de futuro imprescindible para encarar los retos de la sociedad de la información. Y en efecto la información es necesaria y se vuelve efectiva cada vez que haya o exista una buena forma de almacenar y recuperar los documentos. Con la ayuda de la tecnología los documentos se conservan debidamente  ordenados y clasificados. Este mantenimiento proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos de la organización. Estos archivos serán eficaces cuando se encuentre rápidamente lo que se busca.

Puede existir un perfecto modelo de gestión de la información, pero si los individuos no lo utilizan es imposible que se cree conocimiento, para gestionar el conocimiento hay que tener en cuenta que este no se produce sólo, sino que deben intervenir procesos y personas. Siendo esto la importancia de los documentos y de la información, lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

Ponjuán, Dante, G. (2004). Gestión Documental y Gestión de Información. Cap. VI. En Gestión de Información: Dimensiones e Implementación para el Éxito Organizacional (pp. 127-145). Nuevo Paradigma. Rosario-Argentina.

Elaborado por: Bach. Carmen Elena Alvarado Peña.
Estudiante de Bibliotecología