Cabe
destacar que desde tiempos antiguos los documentos han sido ordenados
clasificados procesados manualmente pero siempre ha existido muchas fallas en
su búsqueda, rápida de los documentos, como su ciclo de vida, manejo de
documentos activos, pasivos, custodia por que se pudieron extraviarse,
deteriorarse por el tiempo, todo esto generaba perdidas en tiempo, económico, eficiencia,
eficacia en la gestión de los documentos e información de una organización o
empresa.
Cada
vez más frecuente las organizaciones o
empresas enfrentan la pérdida de información por fallo físico del disco o por
un error de manipulación, las versiones de documentos de trabajo, se conservan
mucho mejor en formato digital que en papel. Generalmente se tiende a desechar de inmediato
un borrador o una versión de trabajo de un documento, en la computadora, muchas
veces coexisten varias versiones del
mismo documento por falta de disciplina, conocimientos profesionalismo, tecnología,
organización y de políticas institucionales.
Hay
que tomar en cuenta que una buena gestión documental y gestión informacional es
uno de los principales componentes de la memoria organizacional, no hay que
perder de vista que la gestión informacional es uno de los principales dispositivos
que aseguran los avances de los
procesos de gestión documental. La
gestión informacional permite utilizar plataformas web, en régimen de Intranet-
Extranet para colocar los documentos más
importantes, facilitando su acceso y uso. Aquí se evidencia una de las
interrelaciones entre gestión documental, gestión informacional. Cuando se
trata de documentos electrónicos deben incorporarse ciertas particularidades en
su tratamiento en aras de facilitarle al usuario su uso, ahorrar de tiempo,
dinero a la empresa y satisfacer al cliente.
Colaboración: Bach. Silvia Rodríguez D
Estudiante de Bibliotecólogia sede Guanacaste
