¿Que es la Gestión Documental?

Los sistemas de gestión documental son procesos administrativos que permiten analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que se crea, se prueban, se envía,  recibe , almacena y distribuye.

La gestión documental  es un proceso vital para la organización  porque permite mejorar el servicio a los clientes, le ahorra tiempo y dinero, optimiza flujos de trabajo interno y mantiene la satisfacción del cliente.

Algunas  de las ventajas de un sistema de gestión documental  es :  acceso a la información inmediata, los documentos se archivan en un solo lugar,se pueden hacer búsquedas por palabras  claves predefinidas o de texto completo de los documentos.

 A continuación los beneficios de un sistema de gestión documental en una organización  son: archivador central para todos los documentos, acceso a todos los documentos, acceso global por internet, almacenamiento automático o semiautomático, realiza búsquedas rápidas, resultados completos de busquedas en segundos,optimización y transparencia y eficacia de la empresa ,ahorro de espacio y protege los documentos de catastrofes originados por fenómenos naturales como incendios e inundaciones. Por tanto, todo programa de gestión documental y de información obliga a tomar medidas para el manejo y conservación de los documentos e informaciones que asegure su acceso y estado en el momento que se necesite.

Elaborado por: Flory Arias López.