Hoy
día las terminologías gestión documental, gestión de la información y
gestión del conocimiento, han adquirido en el entorno organizacional
un interés predominante a comparación de años anteriores ; el volumen de información que actualmente se puede encontrar en variedad de formatos es tanta, que se le ha considerado uno de
los negocios más productivos.
Para hablar de gestión documental, se debe tener claro el significado del término gestión; la expresión gestión permite pensar en una acción, es ejecutar un sin números de procesos relacionados con los documentos, por lo tanto la gestión documental se refiere a los distintos procedimientos, técnicas y prácticas que permiten el análisis, diseminación, valoración y la buena administración del flujo de documentación que se encuentran en toda organización; es la que permite que esa gran cantidad de documentos que tienen las organizaciones de forma desordenada se gestione, divulgue y almacene de manera idónea.
La gestión documental se encuentra intimamente relacionada con la gestión de la información, para que se dé una exitosa gestión de la información, es esencial haber establecido una correcta gestión documental, esta por si sola no es posible lograrlo, para realizar estos procesos es necesario la intervención de los gestores de la información, los cuales son un eslabón muy significativo para que se obtengan excelentes resultados en los procesos, también es muy importante que las empresas cuenten con sistemas de gestión documental, estos sistemas les proporcionarán ventajas exitosas, como ahorro de espacio, tiempo y dinero, mediante la implementación de sitemas de información la empresa puede tener la información almacenada en archivadores electrónicos, consiguiendo optimizar los flujos de trabajo.
La ventaja de almacenar la información en estos archivadores electrónicos, es que los trámites de gestión de servicios no se verán afectados, por ejemplo, si el el cliente requiere del servicio solicitado y el responsable de ejecutarlo no se encuentra en la empresa, otro empleado que este autorizado de accesar la documentación puede continuar de manera exitosa el trámite, logrando la satisfacción del cliente por la eficacia y responsabilidad de la organización; esta gestión hace que la organización adquiera una buena imagen y alcance mayor credibilidad. En sintesis la finalidad de la gestión documental es hacer que toda organización adquiera excelentes resultados en el almacenamiento de los documentos, haciendo uso de los procedimientos que esta le concede.
Elaborado por: Xinia Mayela Zúñiga Canales.
Para hablar de gestión documental, se debe tener claro el significado del término gestión; la expresión gestión permite pensar en una acción, es ejecutar un sin números de procesos relacionados con los documentos, por lo tanto la gestión documental se refiere a los distintos procedimientos, técnicas y prácticas que permiten el análisis, diseminación, valoración y la buena administración del flujo de documentación que se encuentran en toda organización; es la que permite que esa gran cantidad de documentos que tienen las organizaciones de forma desordenada se gestione, divulgue y almacene de manera idónea.
La gestión documental se encuentra intimamente relacionada con la gestión de la información, para que se dé una exitosa gestión de la información, es esencial haber establecido una correcta gestión documental, esta por si sola no es posible lograrlo, para realizar estos procesos es necesario la intervención de los gestores de la información, los cuales son un eslabón muy significativo para que se obtengan excelentes resultados en los procesos, también es muy importante que las empresas cuenten con sistemas de gestión documental, estos sistemas les proporcionarán ventajas exitosas, como ahorro de espacio, tiempo y dinero, mediante la implementación de sitemas de información la empresa puede tener la información almacenada en archivadores electrónicos, consiguiendo optimizar los flujos de trabajo.
La ventaja de almacenar la información en estos archivadores electrónicos, es que los trámites de gestión de servicios no se verán afectados, por ejemplo, si el el cliente requiere del servicio solicitado y el responsable de ejecutarlo no se encuentra en la empresa, otro empleado que este autorizado de accesar la documentación puede continuar de manera exitosa el trámite, logrando la satisfacción del cliente por la eficacia y responsabilidad de la organización; esta gestión hace que la organización adquiera una buena imagen y alcance mayor credibilidad. En sintesis la finalidad de la gestión documental es hacer que toda organización adquiera excelentes resultados en el almacenamiento de los documentos, haciendo uso de los procedimientos que esta le concede.
Elaborado por: Xinia Mayela Zúñiga Canales.
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