Un programa de gestión
documental resalta la importancia de los documentos y archivos dentro de
la empresa, desde su reproducción hasta su caducidad, sean jurídicos o
documentos internos y apoya a las decisiones administrativas debido a que los
documentos sean recientes o antiguos se utilizan para comparar y tener mejoras
dentro de la empresa, también funcionan de control y garantía de los procesos,
estos se salvaguardan para ser utilizados como referencia.
Documentos que se generan en una organización como
certificados, memorandos, actas, cartas, pero que ocupan mucho espacio
sin embargo, si se digitalizan y utiliza un programa de gestión será una gran opción de modernismo y
desarrollo para la empresa, y si no es así pueden conservarse de igual manera
para el momento en que se necesite de la información que compilen,
algunos se archivan en soporte papel y otros ya son de
carácter digital vía correo electrónico, los que se escanean y se
almacenan, también los electrónicos que se consultan en soporte magnético,
óptico etc.
En la recepción de documentos, se mantiene un control
para la debida revisión y admisión de documentos, ya sea por mensajería o
correo tradicional, fax o correo electrónico.
Según este video la pata tres nos aconseja que para
solucionar problemas de información, es posible conseguirlo utilizando un buen
programa de gestión documental, estos contienen un único archivo donde se
encuentra la información de todos los documentos, por seguridad y por control,
se puede hacer copias de seguridad, y asegurar también su confidencialidad;
además ofrecen un sistema de búsquedas rápidas de archivos, si tiene
estas características puede acreditarse como “Programa de Gestión
Documental”.
Por: Bach. Rosa E. Arce, Bibliotecóloga
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