En la
actualidad con la gran cantidad de información que tiene cualquier
Organización o Unidad de Información, es necesario encontrar
técnicas que le ayuden a manipular correctamente la información que
poseen, debido a la necesidad de espacio que esto genera. Por eso la
gestion de la información le permite a cualquier Unidad de
Información analizar y administrar la información que se crea,
recibe, mantiene o utiliza en ella.
En
cualquier organización se manipulan diferentes tipos de documentos
que produce la necesidad de crear políticas sobre al almacenamiento,
control, conservación, distribución, y facilidad de acceso y la
seguridad de poder denegar el acceso a la información a personas no
autorizadas. Para esto la digitalización de los documentos favorece
en gran medida este control de la información. Luego escogemos bases
de datos que nos permitan manejar con facilidad los registros
digitalizados y así manipular de forma sencilla la información de
nuestras Unidades de Información.
Por
último, cuando no ocupemos alguna información debemos destruirla
(hacer expurgo) para que no obstruya la correcta manipulación de la información con
que se cuenta, ya sea porque ya no ocupemos la información o porque
ya no sea de interes para la organización, pero hay que hacerlo con
cuidado porque pueden ser documentos confidenciales entonces hay que
eliminarlos de forma completa de las bases de datos o eliminar los
documentos fisicos de forma permanente por medio de la destrucción
de los mismos para conservar la seguridad de la información de
nuestras organizaciones.
Realizado por: Ligia María Montero Molina.
Realizado por: Ligia María Montero Molina.
No hay comentarios:
Publicar un comentario