Gestión Documental: Las 5 patas de un proyecto integral

En la actualidad con la gran cantidad de información que tiene cualquier Organización o Unidad de Información, es necesario encontrar técnicas que le ayuden a manipular correctamente la información que poseen, debido a la necesidad de espacio que esto genera. Por eso la gestion de la información le permite a cualquier Unidad de Información analizar y administrar la información que se crea, recibe, mantiene o utiliza en ella.

En cualquier organización se manipulan diferentes tipos de documentos que produce la necesidad de crear políticas sobre al almacenamiento, control, conservación, distribución, y facilidad de acceso y la seguridad de poder denegar el acceso a la información a personas no autorizadas. Para esto la digitalización de los documentos favorece en gran medida este control de la información. Luego escogemos bases de datos que nos permitan manejar con facilidad los registros digitalizados y así manipular de forma sencilla la información de nuestras Unidades de Información.

Por último, cuando no ocupemos alguna información debemos destruirla (hacer expurgo) para que no obstruya la correcta manipulación de la información con que se cuenta, ya sea porque ya no ocupemos la información o porque ya no sea de interes para la organización, pero hay que hacerlo con cuidado porque pueden ser documentos confidenciales entonces hay que eliminarlos de forma completa de las bases de datos o eliminar los documentos fisicos de forma permanente por medio de la destrucción de los mismos para conservar la seguridad de la información de nuestras organizaciones. 

Realizado por: Ligia María Montero Molina.

¿En qué consiste la Gestión Documental?

  Hoy día las  terminologías  gestión documental, gestión de la información y gestión del   conocimiento, han adquirido en el entorno organizacional un interés predominante a comparación de años anteriores ;  el volumen de información que  actualmente se puede encontrar en variedad de formatos  es tanta,  que se le ha  considerado  uno de los negocios más productivos. 
 
Para hablar de  gestión documental,  se debe  tener  claro el significado  del término gestión;  la expresión gestión permite pensar en una acción,  es  ejecutar un sin números de procesos    relacionados  con los  documentos, por lo tanto  la  gestión documental  se refiere  a los distintos  procedimientos,   técnicas  y prácticas que permiten el  análisis, diseminación, valoración  y la buena administración del flujo de documentación  que se encuentran  en toda organización; es la que permite que esa gran cantidad de  documentos que tienen las organizaciones de forma desordenada  se  gestione, divulgue  y  almacene  de manera  idónea.
 
  La gestión documental  se encuentra  intimamente relacionada con la gestión de la información, para que se dé una exitosa gestión de la información, es esencial  haber  establecido  una correcta   gestión documental, esta  por si sola  no es posible lograrlo,  para realizar estos procesos es necesario la intervención de  los gestores de la información, los cuales  son un eslabón muy significativo para que se obtengan excelentes resultados en los procesos,   también es muy importante que las empresas  cuenten  con sistemas  de gestión documental, estos sistemas les  proporcionarán   ventajas exitosas, como  ahorro de espacio,  tiempo y dinero,  mediante la implementación de sitemas de información  la empresa  puede tener la información almacenada en archivadores  electrónicos, consiguiendo optimizar los flujos de trabajo.
 
La ventaja de almacenar la información en  estos archivadores electrónicos, es que los  trámites  de gestión de servicios  no se verán afectados,   por  ejemplo,  si el el cliente requiere del  servicio solicitado y el responsable de ejecutarlo  no se encuentra  en la empresa,   otro empleado que este  autorizado de accesar la documentación  puede continuar de manera exitosa el trámite, logrando  la  satisfacción del  cliente   por la  eficacia y responsabilidad de la organización;  esta gestión  hace que la organización adquiera  una buena imagen   y  alcance  mayor credibilidad.  En sintesis la finalidad de la gestión documental es  hacer que toda organización adquiera excelentes  resultados en el almacenamiento  de los documentos,  haciendo uso  de los procedimientos que esta le concede.
 
Elaborado por: Xinia Mayela Zúñiga Canales.