En qué consiste la gestión documental

Cabe destacar que desde tiempos antiguos los documentos han sido ordenados clasificados procesados manualmente pero siempre ha existido muchas fallas en su búsqueda, rápida de los documentos, como su ciclo de vida, manejo de documentos activos, pasivos, custodia por que se pudieron extraviarse, deteriorarse por el tiempo, todo esto generaba perdidas en tiempo, económico, eficiencia, eficacia en la gestión de los documentos e información de una organización o empresa.

Cada vez más frecuente las organizaciones  o empresas enfrentan la pérdida de información por fallo físico del disco o por un error de manipulación, las versiones de documentos de trabajo, se conservan mucho mejor en formato digital que en papel.  Generalmente se tiende a desechar de inmediato un borrador o una versión de trabajo de un documento, en la computadora, muchas veces coexisten  varias versiones del mismo documento por falta de disciplina, conocimientos profesionalismo, tecnología, organización y de políticas institucionales.

Hay que tomar en cuenta que una buena gestión documental y gestión informacional es uno de los principales componentes de la memoria organizacional, no hay que perder de vista que la gestión informacional es uno de los principales dispositivos que aseguran   los avances de los procesos de gestión documental.  La gestión informacional permite utilizar plataformas web, en régimen de Intranet- Extranet para colocar los documentos  más importantes, facilitando su acceso y uso. Aquí se evidencia una de las interrelaciones entre gestión documental, gestión informacional. Cuando se trata de documentos electrónicos deben incorporarse ciertas particularidades en su tratamiento en aras de facilitarle al usuario su uso, ahorrar de tiempo, dinero a la empresa y satisfacer al cliente.

Colaboración: Bach. Silvia Rodríguez D

Estudiante de Bibliotecólogia sede Guanacaste

LA INFRAESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

El modelo  llamado diamante organizacional, creado por Leavitt está constituido por: 

·         Estructura

·         Tareas

·         Tecnología

·         Personas

Sin embargo Ponjuan  incluye otros elementos en el modelo organizacional como:

·         Estructura

·         Información

·         Ofertas informacionales

·         Tecnología

·         Personas

La gestión de información, basa todo su esfuerzo organizacional en tres grandes áreas estratégicas como: la estrategia de los sistemas de información, la estrategia de la tecnología de información y la estrategia de la gestión información. A la vez  aborda por seis grandes aspectos como: Procesos  y el equipo  y  las alianzas que ejecuta con grupos u organizaciones.

Técnicas, análisis de valor, análisis estadístico, técnicas de creatividad, técnicas de mapeo, análisis de flujo.

Estructura, implementación, filosofía y contexto.  Una estructura adecuada es una de las principales claves del éxito de las organizaciones.

En la actualidad la estructura cuenta con otro rol, en las organizaciones virtuales, donde los trabajadores se reúnen virtualmente para compartir e intercambiar, un ejemplo de esto es los teletrabajos donde los recursos humanos operan a distancia, cumpliendo por canales tecnológicos, con los resultados que tienen comprometidos laboralmente.

En la medida que avancen los métodos y potencialidades tecnológicas e, la estructura  no fue eliminada pero sí se modifico los vínculos personales, de físicos a virtuales.

En el tratamiento de la información  la seguridad de los datos e información y  su conservación es vital, por eso las  organizaciones deben tomar estrictas medidas para la protección de sus equipos  y ficheros.  Sobre todo  si se trabaja con  archivos electrónicos que son susceptibles a ser borrados.

Los profesionales de la información tienen que enfrentar uno de los mayores retos que tiene que ver con el manejo de soportes y fuentes electrónicas. El documento impreso, no ha sustituido la comunidad verbal u oral; estudios revelan que el documento electrónico no sustituirá al impreso, muchos usuarios siguen utilizando el método tradicional de leer en forma impresa.

En tiempos actuales se le da más importancia al comportamiento del usuario ante la tecnología, para perfeccionar los mecanismos de búsqueda y la creación de interfaces inteligentes de recuperación que logren eficientes resultados y una mayor autonomía en su trabajo. Un principio básico de la organización de la información es la tendencia a crear sistemas con ambientes amistosos al usuario.

Un reto importante en la gestión informacional es la arquitectura de redes  que permitan dar apoyo a los vínculos, a las estructuras de datos, al intercambio de datos y a la interoperabilidad entre sistemas y servicios

La persona juega un rol indisoluble en la organización de la información, cualquier individuo que trabaja con información se considera que es un comunicador, debe tener la capacidad de expresar y transmitir en forma convincente, los contenidos informativos.

  Los rasgos personales o actitudes que debe tener un gestor de información es:

·         Un trato adecuado a las personas.

·         Sensibilidad hacia las necesidades informacionales de los usuarios.

·         Facilidades de expresión, tanto oral como escrita.

·         Flexibilidad y capacidad de adaptación.

·         Un trato cortés y respetuoso.

·         Curiosidad intelectual y proyección investigativa.

·         Creatividad.

·         Un enfoque orientado hacia el cliente.

·         Habilidades relativas al mercado.

·         Sentido crítico.

·         Capacidad de trabajar en equipos profesionales

·         Respeto y ética en aspectos legales de la profesión

La cultura informacional es parte de la cultura de la organización, por lo tanto es necesario  incluir gerentes en tecnologías de información para que se encarguen de la arquitectura informacional. La cual viene a apoyar  el cambio. 

En la actualidad la estructura dejó de ser imprescindible en la Organización de la información, dando paso a las nuevas modalidades de la Gestión de la Información, sin barreras geográficas ni etnia específica.

Convirtiéndoos en un todo en el mundo de la globalización.

Referencias Bibliográficas
Ponjuán, Dante, G. (2004).La Infraestructura Organizacional y la Gestión de Información. En Gestión de Información: Dimensiones e Implementación para el Éxito Organizacional (pp. 95-126). Nuevo Paradigma. Rosario-Argentina.

Colaboración realizada por: Bach. Xinia Arguedas

La Infraestructura Organizacional y la Gestión de Información

Leavitt propuso un modelo organizacional conocido como diamante como visión propia de una organización.

El diamante de la información  es una dimensión vital  para la organización  ya posee dos características puede ayudar mucho o limitar la gestión de la información, posee ciertos enfoques que deben ser tomados en cuenta para todas las áreas de la organización.

Al organizar, coordinar, compartir, regular se favorece el flujo de información de la organización de una forma sistemática permanente y continua.

La gestión de la organización cuenta con características estratégicas de mayor dimensión para la organización: su misión, visión, objetivos y metas. Todo el esfuerzo organizacional se centra en estas estrategias de forma vital para la organización,  no puede existir ventajas competitivas, sin un manejo efectivo y eficaz de los recursos, a través de las  políticas  diseños y arquitecturas que soporten una actividad, asumiendo de forma importante la existencia de estrategias en los sistemas, tecnología y  la gestión de la información.

También determina que la tecnología es una respuesta técnica a la realidad mostrada en estos años de desarrollo de Internet e Intranets donde ha quedado evidenciado que los contenidos son la clave del éxito del servicio y no la visión aislada del diseño gráfico o la eficiencia del software.” (pag103).

La influencias en las arquitecturas  que se dedican a la gestión de la información y  la estructura de los servicios de información  pueden ser las páginas Web, las Intranets, las bibliotecas digitales, las bases de datos o los productos multimedia.

 Dentro de toda infraestructura existe una gran dimensión que demandan actores claves para encaminar cualquier proceso, donde  las personas son muy importantes porque son las que diseñan  mecanismos y procesamiento que operan en los sistemas de información.  La mente del ser humano es un gran aporte a la sociedad  ya que posee la  capacidad de crear y transformar para generar información, aun ante tantos ataques  contra la memoria y su patrimonio como ocurre actualmente.

En los sistemas de información algunas operaciones pueden ser efectuadas por máquinas, pero éstas han sido diseñadas y se operan por personas. Son las personas las que se responsabilizan con la calidad, las que pueden marcar las diferencias entre procesos, organizaciones y aún entre ellas mismas. Hoy por hoy muchos usuarios imprimen  la información electrónica para tener sus documentos y gozar de mayor comodidad  en su manejo, defendiendo sus hábitos y tradiciones.

Las personas juegan un rol  que se asocia al vínculo entre persona y recurso, por esta razón  algunos recursos son usuarios, gerentes,  distribuidores o procesadores de información.

Las organizaciones deben destinar recursos para preparar al personal en diferentes actividades las cuales sean importantes para el desempeño  y que se  distingan por algunos temas importantes como son:  La recuperación de información, reordenamiento de información,  organización de información, la gestión, el trabajo de oficina, el mercado y el luso de tecnología de la información. De allí lo importante de conocer cómo, por qué, cuando y para quién se crean los documentos  digitales y se generen mejores herramientas para su localización.

Hoy día es muy necesario conocer en detalle la importancia de lo relativo  al comportamiento  de los usuarios  ante las nuevas tecnologías  para buscar mejorar la formas de búsquedas y crear mecanismos inteligentes de como recuperar la información  para obtener mejores resultados y una mayor autonomía   en sus lugares de trabajo.
                                              
Para gestionar el cambio exitosamente hay que inducir una mayor participación de la gente, al final de cuentas son ellos los que pueden hacer que el cambio ocurra. El líder  debe ser agente cambio y poseer una visión amplia, comunicativa y  fluida con capacidad para inspirar a las personas, porque aunque sea el gerente no tiene consigo todas las soluciones y  son las personas  que están a su alrededor  los que  pueden hacer  posible en conjunto el cambio que se desea.

Las organizaciones que tienen buen liderazgo tienden a ser más exitosas estratégica y financieramente. Identificando e invirtiendo en liderazgo de alta calidad, las compañías serán capaces de motivar el buen desempeño. Hoy día los sistemas no son infalibles, puesto que se a visto que una clave del éxito es  reducir  la capacidad de error  al mínimo posible y esto es a partir del rol que realiza la otra persona al estar en el ambiente externo, interno y en el comportamiento con relación a la información y como las personas se acercan a la información  y la manejan a nivel personal, para que se vea reflejado en un trato adecuado a los demás y la sensibilidad hacia las necesidades informacionales  de los usuarios, con una buena facilidad de expresión y un trato cortés y respetuoso  le brinde a los usuarios una cultura informacional de la organización apoyada en la infraestructura de las nuevas tecnologías.

Referencias Bibliográficas

Ponjuán, Dante, G. (2004).La Infraestructura Organizacional y la Gestión de Información. En Gestión de Información: Dimensiones e Implementación para el Éxito Organizacional (pp. 95-126). Nuevo Paradigma. Rosario-Argentina.

Colaboración de: Bach. Grethel Delgado.